Teamleader CRM

Iedereen wilt zich 100% kunnen focussen op het echte werk. Of dat nu schrijnwerken, loodgieten of dakdekken is; het gaat erom de job te klaren en zo weinig mogelijk tijd te spenderen aan planning en administratie. Hier komt Teamleader in het plaatje.

Dit artikel stelt een mogelijke workflow voor Teamleadergebruikers actief in de bouwsector of de installatiesector. Het zijn slechts suggesties, dus mocht je meer vragen hebben, bekijk dan zeker eens onze Knowledge Base, of contacteer ons support team door te klikken op het vraagtekentje in de rechterbovenhoek van je account.

De volgende onderwerpen overlopen we:

• Werkbonnen
• Planning
• Timetracking
• Facturatie

Werkbon

Met werkbonnen in Teamleader kan je op locatie je uren en kosten registreren en dit laten tekenen door de klant.

Om een werkbon op te stellen:

1. Open je de Teamleader Classic app.

2. Klik je op de 3 lijntjes in de linkerbovenhoek.

3. Selecteer 'Werkbonnen'

4. Vul de nodige informatie in:

• Klant
• Werkuren (begin- en eindtijd)
• Beschrijving van het werk
• Extra artikelen nodig voor de job (optioneel)

5. De werkbon kan nu worden ondertekend door de klant.

6. Klik op 'Opslaan'

Je zal de ondertekende werkbon nu terugvinden onder de 'Files' van de klant in de browserversie.

Meer gedetailleerde info over de werkbonnen : klik hier

Planning

Meeting

Laat ons aannemen dat je een tijdstip heb afgesproken met de klant om het afgesproken werk uit te voeren:

1. Ga naar de 'Agenda' via het overzicht links
2. Sleep de cursor in het geselecteerde tijdsvak and klik op 'plan meeting'.

3. Vul de volgende zaken in:

• Titel in van de afspraak
• De beschrijving
• De locatie van ofwel het contact, het bedrijf, of een andere locatie

4. Klik op 'Opslaan' en je komt op de Afspraakpagina terecht.

5. Klik op het plusteken naast 'Collega's aanwezig' om de collega's te selecteren die op de afspraak zullen zijn.

Dat is de eerste stap! De meeting werd nu gepland en je zal ze terugvinden in jouw kalender en en die van je collega. Je zal bovendien zien dat de afstand naar de locatie automatisch werd berekend:

 Dit is slechts één manier om je afspraken te plannen. Klik op de link om te weten wat de mogelijkheden zijn.

Externe agenda

Synchroniseer je Teamleader-planning naar je externe agenda's om zo op elk platform je schema in de gaten te houden. 

Taken

Voor de eigenlijke installatie op locatie plaatsvindt, moet er nog heel wat voorbereid worden. Plan de taken in bij de juiste collega's:

1. Ga naar je agenda

2. Navigeer naar de dag waarop het werk gedaan moet zijn

3. Sleep de cursor om het juiste tijdstip aan te duiden

4. Selecteer 'Plan taak'

5. Vul de volgende zaken in:

• Taaktype (maak je eigen taaktypes aan)
• Beschrijving van de taak
• Verantwoordelijke collega
• Klant
• Opleverdatum

Wanneer de taak wordt afgewerkt, zal een timetracking moeten ingegeven worden om zo je kosten in de gaten te houden. Dat brengt ons bij het volgende deel.

Timetracking

Timetracking laat je toe alle uren te registreren die je aan taken, afspraken of calls spendeert. Klik op de link om te weten te komen op welke manieren je kan timetracken. Dit is een mogelijke workflow:

1. Ga terug naar Agendamodule

2. Selecteer de afgewerkte taak

3. Klik op 'Klaar'

4. Geef de begin- en eindtijd aan:

5. Geef aan of de taak al dan niet factureerbaar is. Als dit op 'Ja' staat, wordt de tijd geregistreerd als 'ongefactureerde tijd' en kan dit later aan de factuur worden toegevoegd.

Facturatie

Alle taken, afspraken en calls gelinkt aan de klant en die je als 'factureerbaar' hebt gemarkeerd bij het timetracken komen nu onder 'Ongefactureerde tijd' te staan op de contact- of bedrijfspagina van de klant.

Klik op 'Acties' - 'Factureren' om alle deze items te factureren. Als je een taak toch niet wilt factureren, zorg dan dat het vakje recht niet aangevinkt staat.

Een pro-forma factuur wordt dan aangemaakt die je meteen kan inboeken en verzenden. Klik op de link om de andere manieren om facturen aan te maken in Teamleader te ontdekken.